Vrijwilligersbeheer bij evenementen: van werving tot bedankje

Eén dag, veel mensen, weinig tijd

Bij een evenement werkt vrijwilligersbeheer anders dan bij vast vrijwilligerswerk. Je hebt in korte tijd veel mensen nodig, vaak voor één dag of één weekend. Een deel kent je organisatie nog niet. En na afloop moet je iedereen bedanken, onkosten vergoeden en het liefst volgend jaar weer kunnen vragen.

Met een spreadsheet en een groepsapp lukt dat één keer. Het tweede jaar begin je opnieuw, omdat niemand meer weet wie er vorig jaar was en wat die persoon goed deed.

Voor het evenement: werven en aanmelden

Maak per taak een vacature. "Vrijwilliger gezocht" werkt slechter dan "Parkeerbegeleiding zaterdagochtend" of "Gastvrouw bij de ingang". Per taak zie je hoeveel mensen je nodig hebt en hoeveel je er al hebt.

Laat mensen zich zelf aanmelden. Een aanmeldformulier op je website of in een vrijwilligersportaal scheelt overtypen. Nieuwe vrijwilligers vullen hun gegevens één keer in en staan daarna in je bestand, ook voor volgend jaar.

Vraag naar beschikbaarheid. Laat vrijwilligers zelf aangeven wanneer ze kunnen. Dan bel je niet de hele lijst af, maar vraag je de mensen die al hebben gezegd dat ze kunnen.

Regel een VOG waar nodig. Werken vrijwilligers met kinderen, bijvoorbeeld bij een jeugdtoernooi? Begin dan op tijd: een VOG-aanvraag kan tot 8 weken duren. Lees hoe het werkt in VOG aanvragen voor vrijwilligers.

In de week ervoor: communiceren

Stuur iedereen dezelfde praktische informatie: waar en hoe laat, wie hun aanspreekpunt is, wat ze moeten meenemen. Met mailsjablonen en statussen gaat dat in één keer, en zie je wie de bevestiging heeft gekregen. Wil je dat het vanzelf gaat, dan kan een automatische opvolging de bevestiging en herinnering versturen.

Een minutenrooster per post maak je in de planning van het evenement zelf. Waar het in je vrijwilligersadministratie om gaat: wie er komt, wat die persoon mag doen en hoe je diegene bereikt.

Na het evenement: vergoeden en bedanken

Vergoed onkosten snel. Laat vrijwilligers reiskosten en andere onkosten digitaal declareren, zodat je per persoon ziet wat er is vergoed. Geef je ook een vaste vrijwilligersvergoeding? Houd dan rekening met de maximale vrijwilligersvergoeding: onkosten en vergoeding tellen samen.

Bedank persoonlijk. Een bedankmail met naam en taak werkt beter dan een algemene nieuwsbrief.

Vraag wie volgend jaar weer wil. Dit is het moment waarop je vrijwilligers voor volgend jaar wint. Leg vast wie terug wil komen en voor welke taak. Volgend jaar begin je dan met een lijst mensen die al ervaring hebben, niet met een leeg formulier.

Wat je ermee wint

Een evenement is vaak de eerste kennismaking met je organisatie. Wie het goed geregeld vond, komt terug en blijft soms ook voor ander vrijwilligerswerk. Daarvoor moet je wel weten wie er was.

Zo werkt het in Vrijwilligersdossier

In Vrijwilligersdossier staan vacatures, aanmeldingen, beschikbaarheid, VOG's en declaraties bij elkaar, per vrijwilliger. Na het evenement blijft iedereen in je bestand staan, met de taak die ze deden. Sportclubs en evenementenorganisaties lezen meer op vrijwilligersbeheer voor sport, of vraag een demo aan.