VrijwilligersDossier is een webservice, speciaal ontwikkeld vóór, en in samenwerking mét vrijwilligerscoördinatoren. Door slimme oplossingen maakt het uw dagelijkse administratieve taken eenvoudiger: u bent sneller klaar, hebt meer controle en overzicht en er is meer tijd voor persoonlijk contact met vrijwilligers.

 

VrijwilligersDossier: gemakkelijk, overzichtelijk, volledig

VrijwilligersDossier helpt u bij allerlei taken, variërend van inschrijving van nieuwe kandidaten en koppeling van vacatures aan beschikbare mensen, tot monitoring van voortgang en rapportage aan management en directie.

Online service
VrijwilligersDossier is zodanig ontwikkeld dat het naast bestaande (personeelsadministratie)systemen kan functioneren: informatie kan eenvoudig worden uitgewisseld. En omdat VrijwilligersDossier een online service is, kunnen u en uw collega's er onbeperkt mee werken vanaf elke PC met internetaansluiting, en worden zaken als beveiliging, opslag en back up voor u geregeld. Daarmee is VrijwilligersDossier een ideaal hulpmiddel om uw werkzaamheden en het vrijwilligersbeleid van uw instelling verder te professionaliseren.

Met VrijwilligersDossier bent u altijd 'in control'

  • Alle benodigde gegevens van vrijwilligers, vacatures en contactpersonen overzichtelijk in één systeem.
  • Op elk gewenst moment direct zicht op de status van elke vrijwilliger of vacature.
  • Eenvoudige toegang tot cruciale managementinformatie (aantal nieuw ingeschreven en actieve vrijwilligers, aantal ingevulde vacatures, uren vrijwilligersinzet per afdeling/ team/locatie etc.).
  • Betere samenwerking met andere afdelingen, o.a. door goede managementrapportage mogelijkheden.
  • Naar keuze kunnen ook medewerkers van afdelingen/teams toegang krijgen tot het systeem, met alleen leesrechten, of als mede-beheerder van vrijwilligers en vacatures.

VrijwilligersDossier is bijzonder gebruiksvriendelijk

  • Één dashboard van waaruit u alle benodigde gegevens invoert, beheert en monitort. En van waaruit u snel communiceert met uw vrijwilligers (individueel, per groep / locatie of met al uw vrijwilligers in één keer) en betrokken medewerkers.
  • Alle functies en overzichten werken op dezelfde intuïtieve manier. Met een korte instructie kunt u al snel aan de slag.
  • Handige automatisering van verschillende stappen in het registratieproces.

Met VrijwilligersDossier bent u niet langer afhankelijk van andere systemen

  • U beschikt over een geheel eigen systeem, onafhankelijk van andere afdelingen zoals HRM of salarisadministratie, waarin u zelf kunt bepalen welke gegevens u per vrijwilliger en vacature wilt vastleggen.
  • Volledig op maat in te richten, aansluitend op de werkwijze en inrichting van uw instelling (met de mogelijkheid van uitwisseling van informatie met bestaande systemen).
  • Grote bedrijfszekerheid door automatische back ups en professionele webhosting

 

Functionaliteiten voor het beheer van de organisatie

Voor het beheer van de organisatie zijn o.a. de volgende functionaliteiten beschikbaar:

  • Onbeperkte invoer van locaties.
  • Per locatie onbeperkte invoer van afdelingen/teams.
  • Onbeperkte invoer van medewerkers als contactpersoon voor vrijwilligers of verantwoordelijke voor vacatures. U kunt iedere medewerker koppelen aan een of meer afdeling(en)/team(s).
  • U kunt per medewerker bepalen welke rechten hij of zij krijgt in het systeem (alleen ‘bekijken’ of ook ‘bewerken’).
  • U kunt per medewerker inloggegevens verstrekken.
  • U kunt per medewerker meerdere contactgegevens beheren (telefoon intern, extern, mobiel, e-mail).

Overige funtionaliteiten die beschikbaar zijn of komen

Verder zijn o.a. de volgende functionaliteiten beschikbaar:

  • Eenvoudig beheer van alle selectboxen die gebruikt worden bij het invoerscherm voor optimale afstemming op de eigen situatie.
  • Nieuwsbriefmodule om naar een zelf te bepalen deel van het vrijwilligersbestand een e-mail nieuwsbrief te sturen.
  • Rapportagefunctie voor de meest gebruikte rapportages.
  • Exportmogelijkheid om vrijwilligersgegevens te gebruiken voor analyses, rapportages of personalisering van documenten.

En we werken nog aan de volgende uitbreidingen:

  • Vrij toegankelijke website voor geïnteresseerden met inlogmogelijkheid voor vrijwilligers om eigen gegevens te beheren en interesse voor tijdelijke klussen te melden.
  • Koppeling met social media.
  • Koppeling met personeelsadministratiesystemen.

Jaarlijkse kosten

Vrijwilligers Dossier is verkrijgbaar in de vorm van een abonnement. De jaarlijkse abonnementskosten zijn afhankelijk van de omvang van het vrijwilligersbestand en varieert tussen € 1.500 en € 3.500 excl. BTW.

Deze all-in prijs is inclusief gebruikerslicentie, hosting en back up, technisch support en 24/7 digitale toegang tot de helpdesk en kennisbank.

Beheer van vrijwilligers

Voor het beheer van vrijwilligers zijn o.a. de volgende functionaliteiten beschikbaar

  • Totaaloverzicht van alle vrijwilligers met uitgebreide filtermogelijkheden om snel te kunnen zoeken en vinden. U kunt o.a. filteren op locatie, afdeling/team, primaire contactpersoon, status, voorkeuractiviteit(en), sterke punten, opleidingen, diploma’s en certificaten, datum in dienst etc.
  • Met één klik alle gegevens van de vrijwilliger in beeld. Niet alleen contactgegevens, maar ook informatie over verrichte werkzaamheden, afgesproken vergoedingen en gespreksnotities. Dit overzicht kunt u ook eenvoudig printen voor gebruik in voortgangsgesprekken.
  • Er is een exportmogelijkheid, zodat u gegevens van vrijwilligers aan kunt leveren bij andere afdelingen, en extra overzichten kunt maken of gepersonaliseerde word-documenten, etiketten, badges etc.
  • Eenvoudige koppelmogelijkheid van vrijwilliger met openstaande vacatures, o.a. op basis van voorkeuren, eisen en wensen.
  • Vrijheid om extra velden per vrijwilliger aan te maken om specifieke zaken vast te leggen op het niveau van vrijwilligers. Extra 'lijstjes' of Excelbestanden zijn vanaf nu overbodig en dus ‘uit den boze’.
  • Diverse communicatiemogelijkheden met individuele en/of groepen vrijwilligers.
  • Een vrijwilliger kan gekoppeld worden aan een primaire contactpersoon. Deze kan desgewenst ook zelf inloggen en de gekoppelde vrijwilligers bekijken en/of bewerken.

Beheer van vacatures

Voor het beheer van vacatures zijn o.a. de volgende functionaliteiten beschikbaar:

  • Totaaloverzicht van alle vacatures met uitgebreide filtermogelijkheden om snel te kunnen zoeken en vinden. U kunt o.a. filteren op locatie, afdeling/team, status, activiteit(en), functie-eisen, verantwoordelijke medewerker voor de vacature etc.
  • Eenvoudige koppelmogelijkheid van de vacature met beschikbare vrijwilligers, o.a. op basis van voorkeuren, eisen en wensen
  • Per vacature kunt u opgegeven hoeveel personen gewenst zijn. Het systeem houdt voor u bij hoeveel vrijwilligers er al gematcht zijn en hoeveel ‘open’ plekken er dus nog zijn.
  • Per vacature kunt u aangeven hoeveel uren er per periode mee gemoeid zijn (o.a. nuttig voor rapportages)
  • Een vacature kan gekoppeld worden aan een verantwoordelijk medewerker. Deze kan desgewenst ook zelf inloggen en de vacatures bekijken en/of bewerken.

Online uw vrijwilligerswerk coördineren

VrijwilligersDossier is een webservice. Een computerprogramma dat er uit ziet als een website waarop u op overzichtelijke schermen gegevens kunt invoeren, beheren en raadplegen van vrijwilligers, vacatures en uw organisatie (locatie, team, contactpersoon).

Vacatures kunnen eventueel ook vanuit de afdelingen waar ze ontstaan worden ingevoerd, bijvoorbeeld door de contactpersoon.

Met het programma kunt u vervolgens geschikte en beschikbare kandidaten zoeken voor vacatures op basis van bij het invoeren geregistreerde capaciteiten en functie-eisen. U kunt direct via hetzelfde scherm contact met hen opnemen, via een rechtstreekse e-mail of via andere contactgegevens.

Ook voorziet het systeem in de mogelijkheid om meer mensen te selecteren en bijvoorbeeld een e-mail-nieuwsbrief te sturen. Door de uitgebreide, maar altijd overzichtelijke database die u in het programma opbouwt, heeft u zo altijd zicht op al uw vrijwilligers, alle vacatures en de (mogelijke) match tussen beide.

 

Snel aan de slag na intro-workshop

Bij oplevering van uw account voor VrijwilligersDossier verzorgen wij een workshop van 1 dagdeel.

U gaat op verkenning in het beheer en ervaart hoe het programma werkt en wat u er allemaal mee kunt doen. Ondertussen stellen wij samen met u het programma zó in dat het volledig voldoet aan uw wensen en afgestemd is op uw organisatie en werkwijze.

Aan het einde van de workshop heeft VrijwilligersDossier geen geheimen meer voor u!

Online kennisbank

VrijwilligersDossier doet wat u verwacht. U hoeft echt niet te studeren voordat u aan de slag kunt met ons programma.

Alle mogelijke informatie over VrijwilligersDossier is voor u verzameld in een handige online kennisbank. Hierin vindt u uitleg over functionaliteiten en antwoorden op mogelijke vragen.

U kunt de online kennisbank 24 uur per dag, 7 dagen per week raadplegen.

Technisch support

Als u onverhoopt toch tegen een technisch probleem aan loopt, kunt u rekenen op snelle en adequate technisch ondersteuning. We verlenen die ondersteuning wanneer sprake is van ernstige storingen en fouten in de software ('bugs').

Al onze systemen worden continu gemonitord. Daardoor weten wij meestal eerder dan onze abonnees als er ergens een probleem is en is het meestal al verholpen voordat u het merkt! Mocht dat toch niet het geval zijn, dan kunnen abonnees via ons supportsysteem tickets indienen die binnen de afgesproken termijnen worden afgehandeld. Deze ondersteuning is zonder meerkosten onderdeel van het abonnement.

Klantenservice

VrijwilligersDossier is evenals o.a. de VacatureBank voor Vrijwilligers (www.vbvv.nl) een webservice van ServiceSites International BV.

ServiceSites ontwikkelt sinds 2002 webapplicaties met een grote gebruikersvriendelijkheid, een zeer scherpe prijs en stabiele, betrouwbare kwaliteit. Dit alles in combinatie met een uitstekende service. Onze softwareproducten zijn voor 100% ontwikkeld voor online gebruik en maken gebruik van de meest actuele mogelijkheden op het gebied van online communicatie en internettoepassingen.

We ontwikkelen uitsluitend vraaggestuurd op basis van ervaringen in het werkveld. Ook VrijwilligersDossier is ontwikkeld samen met vrijwilligerscoördinatoren op basis van vraagstukken waar zij in hun dagelijkse werk tegenaan lopen.

VrijwilligersDossier is uitgebreid getest in de praktijk en aangepast op basis van de gebruikerservaringen. Toch kan het zijn dat u vragen heeft of dat er iets hapert. Daarvoor is onze klantenservicedesk beschikbaar.

Preview?
Klik op de button

 

Krijg d.m.v. een paar korte video's een eerste indruk van het gemak van VrijwilligersDossier.

Demo bij u in de buurt!

In oktober zullen er in Nederland een aantal demo's gegeven worden van VrijwilligersDossier. Een mooie kans om deze nieuwe webservice eens 'live' te zien en met collega-vrijwilligerscoördinatoren te sparren over de voordelen van een dergelijk vrijwilligerbeheersysteem.

Interesse? Geef dat dan door via het contactformulier hieronder, dan houden wij u op de hoogte van de exacte locaties en tijden. Tot binnenkort!

 

contact

Vul onderstaand formulier in en wij nemen zsm contact met u op.